Datensicherheit: 6 Best Practices zum richtigen Umgang mit Daten in Ihrem Unternehmen

Mit Fortschreiten der Digitalisierung sammeln Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt mehr Daten als je zuvor. Dabei sind die enthaltenen Informationen von großer Wichtigkeit, obgleich die wichtigsten Kundendaten oder Dokumentationsabläufe zu den neuesten Innovationen in Form von Daten hinterlegt werden. 

Eine genaue Abwägung wie diese Daten gespeichert und gesichert werden, ist darum für den langfristigen Unternehmenserfolg unabdingbar. Datensicherheit ist ein umfassender Begriff, der sämtliche technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) beinhaltet, die zur Sicherung von internen Unternehmensdaten geeignet sind. Mit dem Begriff wird sowohl der angestrebte Zustand als auch der Prozess der Datensicherung beschrieben.

Häufig werden die beiden Begriffe Datensicherheit und Datenschutz verwechselt oder gar als Synonym verwendet. Tatsächlich ist der Datenschutz von personenbezogenen Daten ebenfalls ein Bereich der Datensicherheit, wobei die Datensicherheit weitaus umfassender zu betrachten ist. 

Beim Datenschutz werden lediglich personenbezogene Daten in Betracht gezogen. Weitere Formen von Daten, die ebenfalls geschützt werden sollten, sind z.B. interne Betriebsgeheimnisse, Rezepturen und Konstruktionspläne oder Daten des täglichen Geschäfts. Für beide Bereiche gilt jedoch, dass sowohl analoge als auch digitale Daten geschützt werden müssen. 

Eine Verwendung beider Begriffe ist demnach fachlich nicht richtig, dennoch ist eine ganzheitliche Betrachtung durchaus sinnvoll. Wenn in Ihrem Unternehmen keine Datensicherheit gewährleistet ist, können personenbezogene Daten nicht ausreichend geschützt werden. Andererseits ist der Datenschutz personenbezogener Daten eine Voraussetzung, damit der Zustand der Datensicherheit erfüllt werden kann.

Eine absolute Datensicherheit ist in der Realität häufig nicht möglich und größtenteils nicht vorteilhaft. Im täglichen Geschäftsablauf ist es natürlich ebenfalls wichtig, dass alle Daten für berechtigte Personen zugänglich gemacht werden und dass die Datensicherheit alltägliche Prozesse nicht unnötig behindert. Infolge des C.I.A. Prinzips, ein Modell zur Erklärung der Schutzziele in der IT-Sicherheit, muss demnach ein Gleichgewicht zwischen accessibility (Zugänglichkeit) und confidentiality (Vertraulichkeit) hergestellt werden.

Eines der wichtigsten Aufgaben der Datensicherheit bleibt jedoch die Vermeidung von Datenlecks. In der Tat werden diese häufig durch menschliches Fehlverhalten verursacht. 

Oft sind sich Mitarbeiter nicht über die Folgeschäden eines Datenlecks im Klaren, was dazu führt, dass Informationen oft ungesichert übermittelt werden. So sind E-Mails häufig nicht verschlüsselt und werden dennoch für das Versenden von wichtigen Geschäftsdokumenten verwendet. Dabei gefährdet ein mögliches Datenleck nicht nur die Integrität Ihres Unternehmens, sondern ist ebenfalls eine kostspielige Angelegenheit. Laut einer IBM Studie belaufen sich die durchschnittlichen Kosten eines Datenlecks auf 4M USD.  

Viele Angreifer zielen ebenfalls auf das Unwissen der Mitarbeiter ab. Bei einem Phishing Angriff werden beispielsweise personalisierte Mails an Mitarbeiter versendet, in der Hoffnung dass mutmaßlich legtime Rechnungen oder Auftragsbestätigungen aus dem Anhang heruntergeladen werden. Dabei werden jedoch verschiedene Schadsoftware ebenfalls auf den Rechner installiert, um Daten, Passwörter oder ähnliches abzufangen. 

Wie zuvor erwähnt ist eine absolute Absicherung Ihrer Daten häufig gar nicht möglich. Mit einigen Maßnahmen können Sie jedoch einem kostspieligen Datenleck vorbeugen: 

1. Implementieren Sie genaue Prozesse zur Sicherung von Daten

Häufig mangelt es an Strukturen, wie und wo Ihre Mitarbeiter Ihre Dokumente ablegen sollen. Legen Sie darum genaue Abläufe fest, an welchen lokalen Servern geschäftskritische Daten abgelegt werden dürfen, damit diese Orte abgesichert und die Zugänglichkeit der Daten ermöglicht werden können. Erst dann wenn Sie genau wissen, wo welche Daten liegen, können Sie sich um die Sicherung dieser kümmern.

2. Ermöglichen Sie individuelle Zugriffsrechte

Innerhalb Ihres Unternehmen sollte jeder Mitarbeiter nur auf notwendige Daten zugreifen können. So muss die Buchhaltung zwar sämtliche Abrechnungen einsehen können, braucht jedoch keinen Zugriff auf die Kundenkommunikation. Sorgen Sie dafür, dass mithilfe Ihrer IT-Systeme individuelle Zugriffsrechte eingestellt werden können und dass diese genutzt werden. Dadurch können Sie Insider Bedrohungen gezielt vorbeugen.

3. Behalten Sie ihre Datensicherheit ständig im Blick

Oft ist eine manuelle Überwachung der Datensicherheit kaum möglich. Mit Hilfe von technischen Tools können Sie jedoch Auffälligkeiten schnell identifizieren. Eine Möglichkeit dafür bietet beispielsweise der Einsatz eines SIEMs in Kombination mit Machine Learning Technologien. Ist die Software richtig vernetzt, kann es mögliche anomale Aktivitäten im Netzwerk erkennen und melden. Achten Sie jedoch darauf, dass analoge Daten zusätzlich gesichert werden sollten.

4. Denken Sie ebenfalls an Daten außerhalb Ihres Unternehmens

Häufig werden im Rahmen der Datensicherheit vorrangig interne Geschäftsdaten und -abläufe in Betracht gezogen. Allerdings sollten Sie sich überlegen, was mit Daten passiert die an externe Partner, Kunden und Lieferanten geschickt werden. Befinden sie sich beispielsweise in einer Zusammenarbeit mit einer Unternehmensberatung oder Werbeagentur sollten Sie darauf achten, dass Sie die Verantwortung für die Datensicherung vertraglich festhalten wird. Eine weitere Schwachstelle bietet zudem der Einsatz von Mitarbeitern, die Remote arbeiten. Lesen Sie in diesem Artikel, worauf Sie bei Mitarbeitern im Homeoffice achten sollten.

5. Setzen Sie die DSGVO an erster Stelle

Wie zuvor erwähnt sind Datenschutz und Datensicherheit zwar zwei unterschiedlich definierte Bereiche, allerdings ist der Datenschutz einer der wichtigste Kernaufgaben der Datensicherheit. Darum sollten personenbezogene Daten gesondert betrachtet und möglicherweise zusätzlich abgesichert werden, um einem möglichen Missbrauch vorzubeugen. Häufig kommen Verstöße im Sinne der Datenschutzgrundverordnung dann vor, wenn fahrlässig mit den Daten umgegangen wird. Überlegen Sie also wo genau Sie diese Daten sichern wollen und wer einen berechtigten Zugang dazu hat. Für weitere Informationen zum DSGVO-konformen Umgang mit Daten, lesen Sie unseren Blogartikel zur DSGVO Compliance.

6. Betrachten Sie Datensicherheit als Teil Ihrer ganzheitlichen IT-Sicherheit

In der digitalen Welt ist davon auszugehen, dass der Großteil Ihrer Daten auf verschiedenen technischen Geräten abgelegt werden. Um Ihre Daten ausreichend abzusichern, müssen Sie logischerweise erst einmal die verschiedenen Datenträger und Speicherorte absichern. Datensicherheit sollte darum als ganzheitliches Sicherheitskonzept betrachtet werden und nicht als eigenständige Herausforderung.

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